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Acerte no pedido: como o ciclo de compras influencia a rentabilidade no varejo

O cliente entra na loja de conveniência, procura, mas não encontra um determinado produto. Pergunta ao atendente se tem e em qual freezer está. A resposta que recebe: “Tem, mas acabou”.

O cliente deu azar ou faltou planejamento do estabelecimento na hora de fazer o pedido ao fornecedor? E quando ocorre o inverso e o produto não tem procura nem saída e encalha no estoque?

ciclo de comprasPara as duas situações, a mesma solução: o varejista precisar acertar no pedido junto aos fornecedores. E o primeiro passo para isso é verificar o ciclo de compras, que “é o número de dias que define de quanto em quanto tempo você atende o fornecedor, coloca os pedidos e recebe as mercadorias de cada um deles”, conforme definição do Guia Orientação – Gestão de Estoques e Redução de Rupturas, editado pela Associação Paulista de Supermercados (APAS), em parceria com a consultoria BIS.

Na prática, é com a ajuda do ciclo de compras que o estabelecimento consegue montar o pedido correto para cada um de seus fornecedores. Informações como quantidade do produto em estoque, quantidade encomendada e ainda não recebida, volume de vendas diárias do produto e data da próxima visita do vendedor são essenciais para que o processo de compra seja mais eficiente e o acerto no pedido gere mais vendas, sem necessidade de altos investimentos e com giro de capital mais rápido.

Ciclo de compras = Frequência de visitas + Prazo de Entrega + Dias de Segurança

Para prevenir atrasos e outras variações, o ciclo considera também alguns dias de segurança. O recomendado é que os ciclos tenham um período intermediário de tempo. Nem muito curtos nem muito longos e demorados. As visitas mais espaçadas podem ocasionar investimentos maiores em estoque, o que influencia diretamente na rentabilidade do negócio.

Veja o exemplo de um ciclo de compra:

O vendedor visita sua loja a cada 14 dias e o prazo de entrega dele é de 4 dias. Adicionando um estoque de segurança de 20%, que podemos arredondar para 4 dias, temos um ciclo de compra de 22 dias. 

ciclo de compras

Para não ficar em dúvida sobre a quantidade que precisa comprar de um determinado produto, a recomendação é recorrer à equação de compra. O cálculo multiplica a venda média diária e o ciclo de compras estabelecido com o fornecedor e depois subtrai o resultado do estoque existente e dos pedidos pendentes. O resultado será a quantidade que deve ser comprada. Importante ressaltar que erros nos parâmetros da equação de compra podem gerar pedidos mal dimensionados. Ou seja, distante (para mais ou para menos) da real necessidade do estabelecimento.

Quantidade a comprar = (Venda média diária x Ciclo de compras) – Estoque – Pedido pendente

Tomando o resultado do ciclo de compras exemplificado acima (22 dias), podemos simular a seguinte equação:

O produto a ser adquirido é comercializado em caixas com 10 unidades cada. O estabelecimento tem em estoque 50 unidades. Não possui pedido pendente e tem venda média diária de 5 unidades.

Primeiro, teríamos a necessidade total de produtos unitários no ciclo de 22 dias:

Venda média diária (5) x Ciclo de compras (22) = 110 unidades.

Agora, diminuímos 110 de 50 (o estoque atual) e temos 60 unidades.

Dividindo 60 por 10 (quantidade por caixa), chegamos a quantidade sugerida a ser comprada: 6 caixas.

O conhecimento aprofundado sobre o desempenho do estabelecimento é essencial para que o estoque esteja sempre em quantidades com boa margem de segurança e longe de causar rupturas. Essas rupturas têm origens variadas, que inclui reposição deficiente, quantidade pedida insuficiente, problemas com fornecedor, parâmetros de abastecimento inadequados, sortimento mal configurado, atraso e entrega parcial dos produtos.

Para o varejista de pequeno e médio porte uma questão a ser avaliada é o pedido mínimo que normalmente acaba sendo um condicionante do fornecedor quando o ciclo de compras é curto. Esta opção não é vantajosa para quem compra porque exige um investimento maior por causa das visitas dos fornecedores em períodos mais curtos de tempo.

Preparado para imprevistos

pedido no ciclo de comprasNão é preciso esperar um produto acabar para fazer um novo pedido. Lembre-se do cliente que ouviu o “tem, mas acabou”. A tendência é ele procurar o que deseja em outro estabelecimento. E se não acerta no pedido, o que dá para fazer nesta situação é torcer para que o cliente não seja um consumidor fiel da marca que está procurando e que acabe comprando um produto similar. Ou quem sabe ele resolve dar mais uma chance ao estabelecimento e volte depois na expectativa de encontrar o que deseja.

Quando o estabelecimento está ciente da importância do ciclo de compras, trabalha sempre com a perspectiva de que tudo estará sob controle. Mas não é porque está tudo planejado que imprevistos não possam ocorrer. O jeito é ter sempre um plano de emergência que indique como os problemas com pedidos deverão ser corrigidos.

Por exemplo, se precisar, qual distribuidor pode lhe socorrer com mais agilidade e entregar mercadorias no menor prazo? Outro ponto que pode ser uma carta na manga para não perder a venda é ter um cuidado especial na variedade e no sortimento, oferecendo mais opções, mas sempre nas quantidades certas. A estratégia do estoque mínimo de cada produto ou de cada fornecedor é sempre recomendada.

Boas práticas

Comprar certo faz grande diferença nos dias de hoje. Não é a toa que a gestão de compras e o papel estratégico do comprador sejam temas cada vez mais frequentes. E também por isso, para acertar no pedido, junto com o ciclo de compras, o varejista pode adotar uma série de medidas que ajudam manter a atenção naquilo que está comprando para comercializar.

Entre as medidas estão:

  • Conhecer a fundo o produto;
  • Planeje com antecedência as compras de produtos sazonais e as promoções;
  • Verifique a venda em anos anteriores;
  • Evite a compra de produtos próximos ao vencimento;

 

O acerto no pedido passa também pela avaliação frequente da relação com os fornecedores. Mesmo sem contar com um profissional na função de comprador, o varejista tem como adotar critérios para medir a eficiência do parceiro e, conforme tiver sido estabelecida a relação, terá a abertura necessária para cobrar um melhor desempenho em termos de prazos e entregas, principalmente, podendo até optar pela troca de fornecedor. Por isso, é bom para o processo de compras que o varejista mantenha uma relação de proximidade com o fornecedor para que qualquer tipo de falha possa ser corrigida sem maiores dificuldades.

Referência e complementação de leitura: Guia Orientação – Gestão de Estoques e Redução de Rupturas (APAS – BIS).


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